El archivo de la empresa, gobernado de principio a fin
Los documentos entran, se leen, se clasifican y se encuentran. Las facturas de proveedor recorren su circuito de aprobación y llegan a Financiero listas para contabilizar.
Documental captura, extrae y propone; las personas validan y aprueban. No contabiliza ni paga: prepara la factura y la entrega al módulo Financiero, que es quien contabiliza.
Gestión documental
Todos los documentos en un solo sitio, con un ciclo de vida que no se salta.
Bandeja unificada
Todo lo que entra, con filtros y vistas guardadas para cada forma de trabajar.
Expedientes
Los documentos de un mismo asunto, agrupados y consultables juntos.
Versionado
Cada nueva versión de un fichero se guarda sin perder las anteriores.
Búsqueda por contenido
Se busca por lo que dice el documento, no solo por su nombre.
- BORRADOR
- REGISTRADO
- CLASIFICADO
- EN REVISIÓN
- APROBADO
- ARCHIVADO
Un documento solo se elimina por la vía de la retención, nunca a mano.
Captura y OCR
Los documentos se leen solos al llegar.
Entrada manual y por API
Se suben desde la aplicación o llegan desde otros sistemas.
PDF con varias facturas
Un escaneo con facturas de proveedores distintos se parte en documentos separados, con el motivo de cada corte y ajuste a mano.
OCR automático
El texto se extrae al llegar el documento, sin que nadie pulse un botón, y queda disponible para buscar.
Sin inventar
Si un documento no se puede leer, queda marcado con el motivo. Nunca se rellena con texto supuesto.
Inteligencia artificial, bajo control
Opcional y apagada por defecto. Encenderla es una decisión de la empresa.
Autorrelleno de datos
Tras el OCR, la IA propone los datos del documento y los deja pendientes de confirmar por una persona.
Pregunta a tus documentos
Respuestas basadas en el archivo de la empresa, con la cita del documento de donde salen.
Confianza medida
La fiabilidad de cada propuesta la calcula el sistema, no el modelo de IA.
Techo de gasto
Presupuesto mensual de uso y límite por persona. Sin IA configurada, todo funciona igual.
Facturas de proveedor
Un circuito completo de cuentas a pagar, con una firma por paso y cada paso atribuido a una persona.
- PREPARAR
- APROBAR
- AUTORIZAR PAGO
- ENTREGAR A FINANCIERO
- CONTABILIZADA
Factura electrónica exacta
Facturae, UBL y Factur-X se leen directamente del XML, sin IA y sin errores de lectura.
Detalle completo
Líneas, IVA por tipo, retención, régimen y fechas de devengo, con la cuadratura aritmética comprobada.
Codificación contable
Cuenta, centro y proyecto propuestos a partir del maestro de proveedores.
Aviso de duplicados
Una factura ya registrada se detecta antes de entrar dos veces en el circuito.
Umbral de aprobación
Por encima del importe fijado, solo aprueba la dirección financiera.
Validación fiscal
Comprobación del NIF, NIE o CIF del proveedor y de la cuenta contra el plan contable. Avisa, no bloquea.
Conectado con Financiero
El traspaso cierra el lazo entre el archivo y el sistema contable.
Enviar a Financiero
Un panel reúne las facturas autorizadas para pago y las envía una a una o por lotes.
Asiento automático
Financiero recibe la factura con todos sus datos y contabiliza el asiento en el sistema contable de cada empresa.
Acuse de contabilización
Una vez contabilizada, la factura vuelve marcada con la fecha y la referencia del asiento.
Multiempresa
Cada factura se asocia a su empresa y se valida contra su plan contable y sus proveedores.
Control y auditoría interna
Ocho roles, segregación de funciones y trazabilidad de cada acción.
| ROL | QUÉ PUEDE HACER |
|---|---|
| Administrador | Control total: usuarios, catálogo, canales, retención y motor de IA |
| Gestor documental | Registra, clasifica, valida y archiva |
| Auditor | Lectura ampliada, incluida la traza de auditoría y el circuito de facturas |
| Lector | Busca, consulta y pregunta |
| Contable | Prepara facturas y propone su codificación. No aprueba |
| Aprobador | Aprueba o rechaza hasta el umbral de importe |
| Autorizador de pago | Autoriza para pago y entrega a Financiero. No aprueba |
| Director financiero | Única autoridad por encima del umbral |
Segregación de funciones
La misma persona no puede firmar dos pasos incompatibles de una misma factura.
Registro de actividad
Cada acción queda registrada y atribuida a quien la hizo.
Retención y bloqueo legal
Calendario de conservación por tipo de documento; lo que está bajo bloqueo legal no se puede eliminar.
Seguridad
Sesiones seguras, secretos cifrados y ficheros almacenados sin exposición pública.